Gidsen › Betalingsherinnering sturen als zzp'er · Bijgewerkt 31-10-2026

Betalingsherinnering sturen als zzp'er

Kort antwoord: stuur een paar dagen na de vervaldatum een vriendelijke betalingsherinnering. Betaalt een particulier niet, dan stuur je eerst een kosteloze aanmaning; pas daarna mag je incassokosten rekenen.¹ Bij een zakelijke klant heb je bij te late betaling recht op een standaardvergoeding van €40, plus rente.¹

Dit gaat over Nederland.

Welke betalingstermijn geldt?

• Bedrijven: maximaal 60 dagen, tenzij iets anders is afgesproken en dat voor beide partijen geen nadelen heeft. Is er niets afgesproken, dan is het 30 dagen.¹
• Grootbedrijven betalen het mkb en zelfstandigen binnen 30 dagen.¹
• Consumenten: geen wettelijke termijn. Je bepaalt zelf een redelijke termijn en zet die in je contract of algemene voorwaarden.¹

Stap 1: de betalingsherinnering

Stuur hem enkele dagen nadat de betalingstermijn is verlopen.² Meld dat je wettelijke rente gaat rekenen als de klant niet alsnog betaalt.² Bij een particulier telt een betalingsherinnering als kosteloze aanmaning.²

Voorbeeldtekst (pas aan je eigen situatie aan):

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-031

Beste [naam],

Op [datum] stuurde ik factuur 2026-031 van €[bedrag] voor [werk]. De betaaltermijn liep af op [vervaldatum] en ik heb de betaling nog niet ontvangen. Wil je het bedrag binnen 14 dagen overmaken naar [rekeningnummer], onder vermelding van het factuurnummer? Is er iets niet in orde met de factuur, laat het me dan weten.

Betaal je niet binnen deze termijn, dan reken ik €[bedrag] incassokosten en de wettelijke rente.

Met vriendelijke groet, [naam]

Bij een particulier moet je minstens één herinnering sturen voordat je incassokosten mag rekenen. De klant krijgt dan 14 dagen om alsnog te betalen, en in de herinnering moet staan hoe hoog de incassokosten zijn als hij niet op tijd betaalt.³ Hoe hoog die kosten mogen zijn, lees je hieronder bij "Wat mag je rekenen?".

Stap 2: de aanmaning

Een aanmaning is een formele brief waarin je verwijst naar de levering, de factuur en de herinnering, een termijn van 14 dagen geeft en incassokosten en juridische stappen noemt.² Stuur hem per post en mail en bewaar kopieën. Aangetekend met ontvangstbevestiging geeft je bewijs.²

Wat mag je rekenen?

• €40 standaardvergoeding bij een zakelijke klant die te laat betaalt.¹
• Incassokosten: een percentage van het bedrag, minimaal €40 en maximaal €6.775.¹ Met een bedrijf mag je in een contract iets anders afspreken.
• Wettelijke rente: handelsrente bij bedrijven en overheden, de gewone wettelijke rente bij consumenten.¹

Let op verjaring

Een factuur aan een consument verjaart na 2 jaar; bij diensten en reizen is dat 5 jaar. Bij een zakelijke klant is het 5 jaar na de betalingstermijn. Een herinnering voor het einde van die termijn laat de termijn opnieuw beginnen.²

Bijhouden wie nog moet betalen

Zet in je facturenlijst per factuur de vervaldatum en een status. In Excel kun je die zo laten rekenen (pas de kolommen aan je bestand aan):

=ALS(G2<>""; "Betaald"; ALS(VANDAAG()>F2; "Te laat"; "Open"))

Hier staat in F de vervaldatum en in G de datum waarop je het geld ontving. Filter elke week op "Te laat".

Kant-en-klaar: Boekhouding voor zzp'ers (€14)

• Facturen met status: de vervaldatum volgt je betalingstermijn en de status springt vanzelf op Betaald, Open of Te laat.
• Dashboard met wat je verdiende en wat je opzij moet zetten.
• Btw per kwartaal, K1 tot K4, klaar voor je aangifte of je boekhouder.

Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets, geen macro's. Eén keer betalen, geen abonnement. €14 incl. btw.

Boekhouding kopen: €14 · Meer info

Veelgestelde vragen

Bronnen

1. Ondernemersplein, Betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente (geraadpleegd 30-10-2026)
2. Ondernemersplein, Stappenplan klant betaalt factuur niet (geraadpleegd 30-10-2026)
3. Rijksoverheid, Wanneer krijg ik te maken met een incassobureau? (geraadpleegd 30-10-2026)

Geen juridisch of fiscaal advies. Twijfel je, vraag het aan je boekhouder of een jurist.