Gidsen › Factuur maken als zzp'er in Excel · Bijgewerkt 31-10-2026

Factuur maken als zzp'er in Excel

Kort antwoord: een factuur in Excel mag, zolang de verplichte gegevens erop staan en je factuurnummers opeenvolgend zijn. Hieronder staat de lijst van de Belastingdienst en een opzet die je zelf kunt bouwen. Wil je het niet zelf maken, dan is er ons template.

Dit gaat over facturen in Nederland. Voor België gelden andere regels: facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gaan sinds 1 januari 2026 als e-factuur, in principe via Peppol.³

Wat er op je factuur moet staan

Volgens de Belastingdienst vermeld je altijd:¹

je volledige naam en die van je klant;
je volledige adres en dat van je klant (geen postbus alleen);
je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor);
je KVK-nummer, als je bij de KVK staat ingeschreven;
de datum waarop je de factuur uitreikt;
een factuurnummer;
wat je hebt geleverd en hoeveel, of welke dienst en de omvang ervan;
de datum van levering, of van een vooruitbetaling;
het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, met de eenheidsprijs als dat van toepassing is;
het btw-tarief;
het btw-bedrag.

Voor facturen van €100 of minder (incl. btw) en voor zaken met het buitenland gelden aangepaste regels.¹

Factuurnummers: opeenvolgend en uniek

Gebruik opeenvolgende nummers, in 1 of meer reeksen. Elk nummer mag maar 1 keer voorkomen.¹ Een eenvoudige reeks is jaar plus volgnummer: 2026-001, 2026-002. In Excel laat je het volgende nummer berekenen:

="2026-"&TEKST(AANTAL.ALS(Facturen!A:A;"2026-*")+1;"000")

Een factuur in Excel opzetten

Tabblad Instellingen: je naam, adres, KVK-nummer, btw-id, IBAN en betalingstermijn. Die komen op elke factuur.
Tabblad Prijslijst: je diensten of posten met een code en prijs excl. btw.
Tabblad Factuur: klantgegevens, regels met code, aantal en prijs. Laat Excel per regel het bedrag en per tarief de btw uitrekenen.
Tabblad Facturen: per factuur één regel met nummer, datum, klant, bedrag, vervaldatum en betaald op. Zo zie je wat er nog openstaat.

Sla elke verstuurde factuur op als pdf. Je bewaart facturen 7 jaar, in de vorm waarin je ze verstuurd hebt.²

Liever kant-en-klaar?

Het offerte- & factuurtemplate (€19) heeft instellingen, een prijslijst met opslag en margecheck, een offerte met voorschot en geldigheidsdatum, en een factuur die de offerte overneemt, met het restbedrag erop. Er is plaats voor je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer, factuurnummer, datum, klant, posten, btw en totaal. Vermeldingen zoals btw verlegd of de KOR zet je in het notitieveld.

Wil je ook bijhouden wat betaald is en hoeveel btw je per kwartaal moet afdragen? De Vakman-bundel (€45 in plaats van €53) combineert het Vakmanpakket met de Boekhouding voor zzp'ers.

Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets. Eén keer betalen, geen abonnement. Prijzen inclusief btw.

Offerte- & factuurtemplate kopen: €19 · Meer info

Veelgestelde vragen

Mag ik een factuur in Excel maken?

Ja. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op de factuur staat, niet aan het programma waarmee je hem maakt.

Moet mijn KVK-nummer op de factuur?

Ja, als je bij de KVK bent ingeschreven.

Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik?

Bij de kleineondernemersregeling reken je geen btw. Zet de vermelding die voor jou geldt in het notitieveld en check het bij je boekhouder of de Belastingdienst.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

7 jaar. Facturen over onroerende zaken 10 jaar.

Bronnen

Belastingdienst, Factuureisen (geraadpleegd 30-10-2026)
Belastingdienst, Uw facturen bewaren (geraadpleegd 30-10-2026)
FOD Financiën, Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen (geraadpleegd 30-10-2026)

Geen belastingadvies. Twijfel je, vraag het aan je boekhouder.