Gidsen › Voorschotfactuur maken · Bijgewerkt 31-10-2026
Voorschotfactuur maken
Kort antwoord: op een voorschotfactuur reken je btw over het voorschot en vermeld je het btw-bedrag. Op de eindfactuur breng je het restant in rekening en vermeld je de resterende btw.1 Zet op de voorschotfactuur ook de datum van de vooruitbetaling.2
Dit gaat over Nederland.
Wat er op de voorschotfactuur moet
De gewone factuureisen: je naam en adres en die van je klant, je btw-id, je KvK-nummer, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, wat je gaat leveren, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.2 In plaats van de leverdatum mag de datum van de vooruitbetaling.2
Maak duidelijk dat het om een voorschot gaat, bijvoorbeeld "Voorschot 30% volgens offerte 2026-014", zodat je klant en jij later weten waar het bij hoort.
In welk kwartaal hoort de btw?
Is je klant verplicht vooruit te betalen, dan stuur je de factuur vóór het moment dat het bedrag opeisbaar wordt. De btw geef je aan in het tijdvak waarin de factuurdatum valt.3 Voor vrijwillige vooruitbetalingen en voor het kasstelsel gelden andere regels; vraag je boekhouder wat voor jou geldt.
Rekenvoorbeeld
Ter illustratie, met 21% btw:
| Excl. btw | Btw 21% | Incl. btw | |
|---|---|---|---|
| Opdracht volgens offerte | €5.000,00 | €1.050,00 | €6.050,00 |
| Voorschotfactuur (30%) | €1.500,00 | €315,00 | €1.815,00 |
| Eindfactuur: restant | €3.500,00 | €735,00 | €4.235,00 |
Je kunt op de eindfactuur het hele werk tonen en het betaalde voorschot aftrekken. Zorg dat het restant en de resterende btw duidelijk zijn: die breng je op de eindfactuur in rekening.1 Komt er meerwerk bij, zet dat als aparte post op de eindfactuur. Lees ook meerwerk vastleggen.
Kant-en-klaar: Offerte- & factuurtemplate (€19) of Vakmanpakket (€39)
- Offerte met voorschot en geldigheidsdatum: btw, korting en voorschot worden berekend.
- Van offerte naar factuur: met één schakelaar komen klant en posten mee. Betaald voorschot, restbedrag en vervaldatum staan er meteen op.
- Vakmanpakket: ook calculatie met doelmarge, projectoverzicht met winst per klus en een dashboard.
Controleer de btw op het restbedrag met de regels hierboven, en twijfel je, vraag het je boekhouder. Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets, geen macro's. Eén keer betalen, geen abonnement. Prijzen incl. btw.
Offerte- & factuurtemplate kopen: €19 · Vakmanpakket kopen: €39 · Meer info
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen over een voorschot?
Ja, op een voorschotnota breng je ook de btw in rekening en vermeld je het btw-bedrag.
Hoe verreken ik het voorschot op de eindfactuur?
Je brengt het restant in rekening en vermeldt de resterende btw.
Welke datum zet ik op een voorschotfactuur?
De factuurdatum, en de datum van de vooruitbetaling in plaats van de leverdatum.
Bronnen
- Belastingdienst, U verstuurt voorschotnota's (geraadpleegd 30-10-2026)
- Belastingdienst, Aan welke eisen moeten facturen voldoen? (geraadpleegd 30-10-2026)
- Belastingdienst, Factuurstelsel (geraadpleegd 30-10-2026)
Geen fiscaal advies. Twijfel je, vraag het aan je boekhouder of de Belastingdienst.