Gidsen › Boekhouding als zzp'er in Excel · Bijgewerkt 31-10-2026

Boekhouding als zzp'er in Excel

Kort antwoord: als zzp'er mag je je administratie in Excel bijhouden, zolang alle basisgegevens erin staan en je alles 7 jaar bewaart. Voor de meeste zzp'ers met een overzichtelijk aantal facturen is één goed opgezet bestand genoeg om je btw-aangifte voor te bereiden en te zien wat je opzij moet zetten.

Dit gaat over Nederland. Ben je zelfstandige in België? Lees boekhouding voor een zelfstandige in bijberoep.

Wat je moet bijhouden

Volgens Ondernemersplein (KVK/overheid) zijn dit de basisgegevens van je administratie:¹

alle inkomsten en uitgaven, verdeeld over categorieën (het grootboek);
de debiteuren- en crediteurenadministratie: wie jou nog moet betalen en wat jij nog moet betalen;
de voorraadadministratie, als je voorraad hebt;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie, als je personeel hebt.

Hoe lang je bewaart

De basisgegevens bewaar je 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar.¹² De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Een leasecontract van 4 jaar bewaar je dus 4 jaar plus 7 jaar.² Ook digitale bestanden vallen onder de bewaarplicht: ze moeten bij een controle bruikbaar zijn.¹ Bewaar je Excel-bestand dus per jaar, met een back-up.

Een opzet die werkt

Inkomsten: factuurnummer, datum, klant, bedrag excl. btw, btw-tarief, btw, totaal, vervaldatum, betaald op.
Uitgaven: datum, leverancier, categorie, bedrag excl. btw, btw, zakelijk percentage, bestandsnaam van het bonnetje.
Btw per kwartaal: btw die je rekende min btw die je terugvraagt, per kwartaal.
Dashboard: omzet, kosten, winst, wat er openstaat en hoeveel je opzij zet.

Gebruik een keuzelijst voor categorieën en btw-tarieven, zodat je overal hetzelfde schrijft. Dan kloppen je totalen per categorie.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Heb je personeel, voorraad of veel transacties per maand, of wil je dat je bank automatisch koppelt? Dan is boekhoudsoftware handiger. Je aangifte inkomstenbelasting en btw blijven je eigen verantwoordelijkheid, of die van je boekhouder.

Kant-en-klaar: Boekhouding voor zzp'ers (€14)

Facturen die je zelf in de gaten houdt: de vervaldatum volgt je betalingstermijn en de status springt vanzelf op Betaald, Open of Te laat.
Kosten goed geboekt: zakelijk percentage, aftrekbaar bedrag en terug te vragen btw per bonnetje.
Btw per kwartaal: btw die je rekende en btw die je terugvraagt, van K1 tot K4.
Live dashboard: 8 kerncijfers plus grafieken: winst, marge, openstaand en wat je opzij moet zetten.
Jouw tarieven: 21 % of 9 %, of 0 % als je de KOR gebruikt.

Met een ingevuld voorbeeldbestand met fictieve gegevens en een snelstartgids (pdf). Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets, geen macro's. Eén keer betalen, geen abonnement. €14 incl. btw.

Boekhouding kopen: €14 · Meer info

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn boekhouding als zzp'er in Excel doen?

Ja. Er is geen verplicht programma. Je administratie moet wel volledig zijn en 7 jaar bewaard worden.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

7 jaar voor de basisgegevens. 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken.

Werkt het template in Google Sheets?

Ja. Upload het .xlsx-bestand naar Google Drive en sla het op als Google Spreadsheets. Formules, keuzelijsten en grafieken blijven werken.

Is dit belastingadvies?

Nee. Het template helpt je je cijfers te ordenen. Twijfel je over een tarief of aftrek, vraag het aan je boekhouder.

Bronnen

Ondernemersplein, Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht (geraadpleegd 30-10-2026)
Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren: 7 of 10 jaar? (geraadpleegd 30-10-2026)