Gidsen › Btw bijhouden in Excel als zzp'er · Bijgewerkt 31-10-2026
Btw bijhouden in Excel als zzp'er
Kort antwoord: voor je btw-aangifte per kwartaal heb je vooral twee bedragen nodig: de btw die je in dat kwartaal aan klanten rekende, per tarief, en de btw op je zakelijke kosten die je mag aftrekken. Het verschil betaal je, of krijg je terug. Je aangifte en betaling over het 4e kwartaal van 2026 moeten op 31 januari 2027 binnen zijn.1
Dit gaat over Nederland. Gebruik je de KOR, dan doe je meestal geen btw-aangifte; lees administratie met de KOR.
De deadlines
Bij aangifte per kwartaal, volgens de Belastingdienst:1
| Tijdvak | Aangifte en betaling binnen op |
|---|---|
| 4e kwartaal 2026 | 31 januari 2027 |
| 1e kwartaal 2027 | Zie de Belastingdienst; in 2026 was dat 30 april |
Doe je aangifte met boekhoudsoftware, dan kun je die insturen vanaf de 24e van de laatste maand van het tijdvak. Eerder geeft een foutmelding.1
Stap 1: elke factuur met tarief
Zet in je inkomstenlijst per factuur: datum, bedrag excl. btw, btw-tarief en btw-bedrag. In Nederland is dat meestal 21% of 9%. Facturen met btw verlegd zet je apart: daar reken je geen btw, maar de omzet geef je wel aan. Lees factuur met btw verlegd.
Stap 2: elke kostenpost met aftrekbare btw
Zet per bonnetje: datum, leverancier, bedrag excl. btw, btw, en het zakelijke deel. Btw op privé-uitgaven trek je niet af. Bewaar het bonnetje of de factuur; je administratie bewaar je 7 jaar.2
Stap 3: totalen per kwartaal
Gebruik SOMMEN.ALS met de begin- en einddatum van het kwartaal. Voorbeeld voor de btw die je rekende tegen 21% in het 4e kwartaal (pas de kolommen aan je eigen bestand aan):
=SOMMEN.ALS(Inkomsten!F:F; Inkomsten!B:B; ">="&DATUM(2026;10;1); Inkomsten!B:B; "<="&DATUM(2026;12;31); Inkomsten!E:E; 0,21)
Maak hetzelfde voor 9%, voor verlegde omzet en voor de aftrekbare btw op kosten.
Stap 4: controleer en zet opzij
- Klopt de omzet met je bankafschriften? Zoek verschillen voor je de aangifte doet.
- Factuurdatum, niet betaaldatum. Bij het factuurstelsel bepaalt de datum van de factuur in welk tijdvak je de btw aangeeft, ook als de klant later betaalt.3 Voor verkopen aan particulieren zonder factuur en voor het kasstelsel gelden andere regels; vraag je boekhouder wat voor jou geldt.
- Zet de btw apart zodra een klant betaalt. Het is geen omzet die je mag uitgeven.
Kant-en-klaar: Boekhouding voor zzp'ers (€14)
- Btw per kwartaal: btw die je rekende en btw die je terugvraagt, van K1 tot K4, klaar voor je aangifte of je boekhouder.
- Facturen met status: Betaald, Open of Te laat.
- Kosten per bonnetje, met zakelijk percentage, aftrekbaar bedrag en terug te vragen btw.
- Live dashboard met wat je opzij moet zetten.
- Jouw tarieven: 21% of 9%, of 0% als je de KOR gebruikt.
Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets, geen macro's. Eén keer betalen, geen abonnement. €14 incl. btw.
Boekhouding kopen: €14 · Meer info
Veelgestelde vragen
Wanneer moet mijn btw-aangifte over het 4e kwartaal van 2026 binnen zijn?
Op 31 januari 2027, aangifte en betaling.
Kan ik de aangifte rechtstreeks vanuit Excel versturen?
Nee. Excel helpt je de bedragen te verzamelen. De aangifte zelf doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhouder of software.
Hoort een factuur die nog niet betaald is in mijn aangifte?
Bij het factuurstelsel wel: de datum van de factuur bepaalt het tijdvak. Werk je met het kasstelsel, dan niet. Twijfel je, vraag het je boekhouder.
Bronnen
- Belastingdienst, Wanneer moeten mijn btw-aangifte en betaling binnen zijn? (geraadpleegd 30-10-2026)
- Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren: 7 of 10 jaar? (geraadpleegd 30-10-2026)
- Belastingdienst, Factuurstelsel: btw berekenen op basis van facturen die u verstuurt (geraadpleegd 30-10-2026)
Geen fiscaal advies. Twijfel je, vraag het aan je boekhouder of de Belastingdienst.